Automações: o app trabalhando enquanto você atende

Como funciona

Uma automação tem três partes: um gatilho (algo que aconteceu: orçamento aceito, cobrança paga, compromisso concluído, lead parado há X dias, contrato assinado…), condições opcionais (valor acima de, etiqueta do contato, meio de pagamento) e uma ou mais ações (criar tarefa, mandar WhatsApp ou e-mail com modelo, gerar cobrança, criar contrato a partir do modelo, mudar a etapa do contato, avisar você por push). Tudo em Mais → Automações.

Cada automação roda no máximo uma vez por evento (nunca repete para o mesmo orçamento) e fica no histórico com data, o que fez e o que falhou. Mensagens de WhatsApp abrem a conversa pronta para você enviar; e-mail e SMS saem sozinhos. O plano Grátis permite 2 automações ativas; o Pro, 20; o Negócio, ilimitadas.

Receita 1 — Orçamento aceito vira contrato e tarefa

Gatilho: orçamento aceito. Ações: (1) criar contrato a partir do modelo "Prestação de serviço" com os dados do orçamento, em rascunho; (2) criar tarefa "Revisar e enviar contrato de {cliente}" para hoje; (3) mover o contato para a etapa cliente. Por que funciona: o momento em que o cliente diz sim é o melhor para formalizar. Você só confere o texto e toca em enviar. Se o seu serviço não precisa de contrato, troque a ação 1 por "criar cobrança do sinal (30%) com vencimento em 2 dias".

Receita 2 — Lembrete educado para orçamento parado

Gatilho: orçamento enviado há 3 dias sem resposta (visto ou não). Condição: valor acima de R$ 300. Ação: mensagem de WhatsApp com o modelo "Oi {nome}, tudo bem? Passando para saber se ficou alguma dúvida sobre a proposta {numero}. Posso ajustar algo?" + tarefa para você. Isso recupera propostas esquecidas sem parecer cobrança. Segunda rodada: outra automação em 7 dias com oferta de condição de pagamento, e uma terceira em 14 dias marcando o orçamento como expirado e o contato como perdido com motivo "sem resposta".

Receita 3 — Pós-venda que gera indicação

Gatilho: cobrança paga. Condição: é a última parcela (ou cobrança única). Ações: (1) e-mail de agradecimento com o recibo em anexo; (2) tarefa "Pedir avaliação/indicação" para daqui a 7 dias; (3) se a NFS-e estiver configurada, emitir a nota automaticamente (veja como). Sete dias depois você recebe a tarefa e manda uma mensagem pedindo uma avaliação no Google ou uma indicação. Clientes satisfeitos indicam quando lembrados.

Boas práticas

• Comece com uma automação e acompanhe o histórico por uma semana antes de ligar outras.
• Mensagens automáticas devem parecer suas: use o seu tom, assine com o seu nome.
• Respeite a janela: SMS e e-mail só saem das 8h às 20h, sem domingo. Clientes que desligarem lembretes no portal não recebem lembretes de cobrança e agenda.
• Teste com um contato seu antes de ativar para todos.